O Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá publica orientações e recomendações sobre as comunicações, audiências e reuniões remotas no âmbito da arbitragem e da mediação virtual. As denominadas “Notas” visam à esclarecer e instruir sobre os procedimentos e padrões no ambiente eletrônico, considerando a Resolução Administrativa (RA) número 40/2020.
A RA 40/2020 possibilita que os procedimentos possam ser conduzidos de forma remota em todas as etapas, adequando-os, assim, ao ambiente eletrônico.
Desta forma, as partes deverão observar questões preliminares de ordem técnica, como contar com estrutura que permita a realização dos trabalhos sem intercorrências. O CAM-CCBC utiliza plataformas de terceiros e homologadas pelo setor de TI do Centro, o Microsoft Teams ou Zoom. Contudo, não é responsável pelo uso, pela segurança e ou pela disponibilidade dessas plataformas. Assim, a Secretaria do Centro atua como organizadora e, portanto, agenda, envia os links de acesso, gerencia permissões de ingresso na plataforma (salas de espera) e de eventual exclusão de participante, além de contratar estenotipistas e intérpretes.
Sobre o planejamento das audiências remotas e reuniões virtuais, cabe ao tribunal arbitral ou mediador consultar as partes e optar pela sua realização ou não. Questões como qual plataforma virtual será utilizada, a lista e os dados dos integrantes (nome completo e endereço eletrônico), a realização de testes das ferramentas e a forma como os documentos devem ser apresentados precisam ser observadas pelos partícipes.
No dia da audiência ou reunião virtual, o tribunal arbitral ou mediador deverá confirmar a presença de todos e poderá a qualquer momento ou a pedido dos patronos das partes, solicitar aos participantes a exibição do ambiente físico em que se encontram para verificar e confirmar as pessoas presentes no local. Além disso, as partes deverão estar cientes que a Secretaria será a única autorizada e responsável pela gravação da audiência remota; os documentos dos autos deverão ser apresentados via compartilhamento de telas e a recomendação é que seja estabelecida uma sequência de oitiva de testemunhas.
As Notas do CAM-CCBC incluem ainda sugestões aos participantes de audiências remotas e reuniões virtuais em relação ao ambiente, posição da câmera e condutas e posturas diversas, bem como os requisitos técnicos de infraestrutura para utilizar as ferramentas.
Desde o início da pandemia de Covid-19, o CAM-CCBC tem adotado medidas que atestam seu total comprometimento, de um lado, com a preservação da integridade da comunidade como um todo, incluindo seus colaboradores, árbitros, mediadores, peritos, advogados, partes e, de outro, com a eficiente administração de métodos adequados de solução de controvérsias.