1. Introdução
Chega ao escritório, com frequência bem maior do que se imagina, a mesma dúvida vinda de empresas de sindicatura e de síndicos profissionais: É preciso, ou não, assinar um contrato de prestação de serviços com o condomínio? A pergunta soa banal, mas carrega um engano que se repete há anos e que vale a pena enfrentar sem rodeios.
Tenho para mim que boa parte dessa confusão nasce de um reflexo compreensível. O síndico que não é proprietário recebe remuneração, executa tarefas, muitas vezes emite nota fiscal; daí se conclui, com naturalidade, que deve haver um contrato, como em qualquer outra contratação de serviços. Ocorre que, no plano jurídico, a relação entre síndico e condomínio não cabe nessa moldura.
A relação é de mandato.E o mandato, em condomínio, não se documenta por contrato de prestação de serviços, e sim pela ata da assembleia que escolhe o síndico. É isso que se pretende demonstrar a seguir, percorrendo os desdobramentos práticos que daí surgem, da validade dos atos do administrador à sua remuneração, dos limites da delegação à habilitação profissional perante o Conselho de Administração.
2. O síndico na estrutura do condomínio edilício
O condomínio edilício não é, em rigor técnico, uma pessoa jurídica, mas o ordenamento lhe confere aptidão para agir e ser representado, em juízo e fora dele, na pessoa do síndico. A lei 4.591/1964 já deixava isso claro em seu art. 22, §1.º, ao atribuir ao síndico a representação do condomínio. O CC de 2002 não apenas manteve essa lógica como a aprofundou.
Diz o art. 1.347 que a assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio.Repare-se na palavra: a lei fala em escolha, não em eleição. A distinção não é preciosismo. Eleição é apenas uma das formas possíveis de escolher; ao lado dela convivem a aclamação, o rodízio e até a contratação, quando a convenção admite que a sindicatura recaia sobre pessoa externa. É a convenção, portanto, que define o modo de escolher, dentro da moldura que a lei oferece (art. 1.334, II do CC - forma de administração).
Daí já se extrai uma primeira consequência. A escolha é ato da coletividade, manifestado em assembleia, e é dela que brota a legitimidade de tudo o que o síndico vier a praticar. Não há designação unilateral nem contratação direta a substituir esse caminho. E o síndico que assim assume não se confunde com empregado, tampouco com um prestador de serviços comum: ele administra patrimônio alheio, com poderes (competências) definidos na lei, na convenção e nas deliberações da assembleia.
3. A natureza jurídica da relação
Mandato, é bom dizer, não é novo nem propriamente controverso. Os tribunais do trabalho, ao apreciarem pedidos de reconhecimento de vínculo de emprego formulados por ex-síndicos, já firmaram entendimento sobre a matéria. Vale recordar o que decidiu o TRT da 2.ª região, em São Paulo, no ano de 2016: Relação jurídica entre síndico e condomínio. Natureza. O vínculo de emprego exige prova robusta, não havendo como dar guarida ao pleito da recorrente, diante do conjunto probatório desfavorável. Ademais, o art. 22, §1.º, da lei 4.591/1964 estabelece que a representação do condomínio, judicial e extrajudicialmente, dá-se na pessoa do síndico. Por conseguinte, no rigor da lei, a natureza jurídica do liame existente entre síndico e condomínio é de mandato. Sentença que se mantém.
Embora o acórdão tenha por fundamento a lei dos condomínios, a mesma conclusão se colhe do CC. Quando o art. 1.348, II, incumbe o síndico de representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando em juízo ou fora dele os atos necessários à defesa dos interesses comuns, está, na prática, descrevendo a anatomia de um mandato: De um lado, o mandante, que é o condomínio reunido em assembleia; de outro, o mandatário, que é o síndico, investido de poderes para agir em nome e no interesse daquele.
Pois bem. Alguém poderá objetar que, se mandato é contrato, então um contrato existe e poderia muito bem ser reduzido a escrito. A objeção tem o seu mérito e merece resposta direta, que se desenvolve no item seguinte.
4. O instrumento do mandato: a ata, e não o contrato
Mandato é, de fato, uma espécie de contrato; há aí um encontro de vontades entre quem outorga e quem recebe os poderes. O ponto é outro: o instrumento desse contrato não é um contrato de prestação de serviços. O próprio CC resolve a questão no art. 653, ao dizer que se opera o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses, e que a procuração é o instrumento do mandato.
No condomínio, a procuração ganha forma própria e qualificada: a ata da assembleia. É a ata que documenta a escolha do síndico, o prazo do mandato, a condições de sua remuneração e a extensão dos poderes que lhe foram conferidos, podendo inclusive haver atribuições à terceiros por força dos §§ 1º e 2º do art. 1.348 do CC). E é a ata, levada a registro, que torna esses poderes oponíveis a terceiros. Não é o contrato, portanto, mas a ata, o instrumento jurídico adequado dessa relação de administração de bens alheios, em condomínio edilício.
5. A solenidade da escolha e a nulidade do atalho contratual
A discussão sobre a natureza da relação não é exercício acadêmico. Dela depende, em concreto, a validade dos atos que o síndico vier a praticar. Ao determinar que a assembleia escolherá o síndico, o art. 1.347 institui uma solenidade, e essa solenidade é a própria deliberação em assembleia. Não se admite que ela seja substituída por decisão isolada, por indicação da administradora ou por um contrato.
A consequência de ignorar essa solenidade é severa. O art. 166, V, do CC comina de nulidade o negócio jurídico quando preterida formalidade que a lei reputa essencial à sua validade. Um síndico “contratado” à margem da assembleia carece de investidura válida, e os atos que praticar em nome do condomínio ficam expostos a questionamento.
Ainda que, por hipótese, se quisesse insistir na via contratual, o resultado não seria melhor.Tal contrato partiria de um erro substancial quanto à natureza do que se está a celebrar, erro que o art. 138 do CC reconhece como causa de anulabilidade. Em outras palavras, o atalho não encurta o caminho; apenas fragiliza o ato.
6. O término do mandato e a leitura correta do art. 1.349
Há um traço adicional que afasta a relação do figurino contratual: o modo como ela termina. O mandato do síndico não se encerra apenas pelo decurso do prazo. Pode cessar pela renúncia, pelo falecimento ou pela destituição, hipóteses que pouco têm a ver com a cláusula de vigência típica de um contrato de prestação de serviços.
Quanto à destituição, convém ser preciso, sob pena de repetir um equívoco corrente. A convenção condominial é o instrumento primário para disciplinar o procedimento e o quórum do afastamento do síndico. Apenas no silêncio dela é que incide, de forma supletiva, o §5.º do art. 22 da lei 4.591/1964, que exige o voto de dois terços dos condôminos presentes em assembleia especialmente convocada para esse fim.
O art. 1.349 do CC, conforme já expusemos em outro artigo, tantas vezes citado como se fosse a regra geral da destituição, não cumpre esse papel. Lido com atenção, ele cuida de hipótese incidental e consequencial, atrelada à convocação específica de que trata o §2.º do art. 1.348, voltada à transferência dos poderes ou funções do síndico. Tomá-lo como norma autônoma de destituição é desconsiderar tanto a sua estrutura quanto a posição de destaque que a convenção ocupa no sistema condominial, ponto que desenvolvi em estudo próprio sobre o tema.
Neste sentido temos que observar que a falta de uma assembleia para renovação do mandato (o que seria simples na existência de um contrato) ou em uma destituição, ou substituição por renuncia (nova escolha), gera, assim como no inicio do mandato, nulidade pela mesma fundamentação citada - falta de solenidade exigida por lei - pois é a assembleia, quem faz nova escolha ou destitui.
7. Remuneração, nota fiscal e RPA
Costuma-se invocar a remuneração como prova da necessidade de contrato. Como pagar o síndico sem um contrato? Como emitir nota fiscal sem vínculo formal? A pergunta confunde a natureza da relação com os instrumentos de sua execução financeira. A remuneração do síndico, sua fixação, periodicidade e condições, deve ser deliberada em assembleia e consignada na ata; o art. 1.334, II, ao remeter à convenção o modo de administração, abre espaço para que essas condições sejam ali previstas ou livremente ajustadas em assembleia.
O pagamento, por sua vez, pode ser documentado por nota fiscal de serviços, quando o síndico for pessoa jurídica, ou por Recibo de Pagamento Autônomo, quando pessoa física. O enquadramento previdenciário da atividade já está pacificado no âmbito do INSS. Nada disso pressupõe um contrato: O fato gerador do documento fiscal é o pagamento da remuneração, e não a existência de vínculo contratual. Não é por outra razão que o próprio art. 658 do CC admite o mandato oneroso, sobretudo quando o mandatário trata do assunto por ofício ou profissão.
Tampouco a condição de pessoa jurídica altera a essência da relação. O mandato pode ser outorgado a uma empresa, e a sociedade de sindicatura que assume o cargo por escolha assemblear o exerce em nome próprio, sempre com uma pessoa física à frente da gestão cotidiana. Aliás, o art. 661 lembra que o mandato em termos gerais confere poderes de administração, exatamente o que o art. 1.348, II, atribui ao síndico.
8. Os limites da delegação: conselho e subsíndico
A prática de contratar o síndico costuma vir acompanhada de outra impropriedade: atribuir a órgãos do condomínio poderes que são do síndico. Nem o conselho consultivo nem o subsíndico têm, por si sós, competência para representar o condomínio ou firmar contratos em seu nome. Para tanto, dependem de autorização expressa da convenção, com apoio no art. 1.334, II, do CC combinado com os arts. 22, §6.º, e 23 da lei 4.591/1964, ou de delegação aprovada pela assembleia, na forma dos §§1.º e 2.º do art. 1.348.
É preciso desfazer, neste ponto, um mal-entendido bastante comum a respeito do conselho fiscal, cuja atribuição vem traçada no art. 1.356. O conselho não aprova as contas do síndico. O que lhe cabe é dar parecer sobre elas, recomendando à assembleia que as aprove ou as rejeite. A deliberação final é sempre do colegiado de condôminos. Confundir o parecer do conselho com a aprovação das contas é transferir-lhe uma competência que ele não possui, e o mesmo raciocínio vale para qualquer tentativa de fazê-lo assumir funções administrativas ou de representação.
Há que se observar, de forma repetitiva, que mesmo investindo terceira pessoa, a solenidade de escolha é necessário, sob pena de nulidade
9. A ata como instrumento suficiente
De tudo o que se viu, a ata da assembleia desponta não apenas como o instrumento adequado, mas como o único juridicamente apto a formalizar a relação de mandato. Nela se registram a escolha, o prazo, a remuneração, os poderes e os eventuais limites; e é ela que, levada a registro, produz efeitos perante terceiros. Se o síndico precisar fixar políticas internas, metodologias ou rotinas de trabalho, qualquer ata admite a juntada de anexos. Não há, em síntese, necessidade prática que justifique o recurso ao contrato, e o erro comum, como se costuma dizer, não faz o direito.
10. A habilitação do síndico profissional perante o conselho de administração (CFA/CRA)
Reconhecida a natureza de mandato e firmada a condição do síndico profissional como administrador de bens de terceiros, abre-se um desdobramento prático que não pode ser ignorado: a necessidade de habilitação desse profissional perante o sistema CFA/CRA, formado pelo Conselho Federal de Administração e pelos Conselhos Regionais de Administração.
Os conselhos de fiscalização profissional são autarquias que exercem, por delegação do estado, o poder de polícia de disciplinar e fiscalizar as profissões regulamentadas, conforme a lei 9.649/1998 e o reconhecimento do STF na ADIn 1.717-6. A profissão de administrador é regulamentada pela lei 4.769/1965 e pelo decreto 61.934/1967, e entre suas atividades figuram justamente a administração de bens e a assessoria e consultoria em administração.
O critério decisivo, registre-se, está na natureza da atividade efetivamente exercida, e não na descrição formal do CNAE ou do objeto social. O STJ, no Tema repetitivo 136, assentou que o registro no conselho de fiscalização se vincula à atividade básica ou à natureza dos serviços prestados, por força do art. 1.º da lei 6.839/1980. No mesmo sentido caminhou o próprio CFA, que reconheceu, pela resolução normativa 519/17, a administração de condomínios como campo conexo da administração e, pela resolução normativa 618/22, o Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Condomínios para fins de habilitação.
Disso resulta que o síndico profissional, seja pessoa física ou jurídica, ao administrar patrimônio de terceiros como atividade econômica regulamentada, deve habilitar-se perante o Conselho de Administração, exigindo-se o bacharelado em Administração ou o certificado de tecnólogo em Gestão de Condomínios. Conclusão idêntica alcança as empresas de sindicatura e as administradoras de condomínios, como sustentei em parecer aprovado no âmbito do CFA. Situação diversa é a do síndico condômino, que administra o próprio patrimônio: por não gerir bens alheios, não exerce atividade profissional regulamentada e, por isso, escapa a essa exigência.
11. Considerações finais
A relação entre o síndico e o condomínio é, por determinação da lei e por reconhecimento dos tribunais, relação de mandato. Não há, nesse ponto, exceção que dependa de o síndico ser condômino ou externo, pessoa física ou jurídica; o que muda é apenas o regime de habilitação profissional, conforme se administre patrimônio próprio ou de terceiros.
O mandato não se formaliza por contrato de prestação de serviços, mas por procuração, que no condomínio assume a forma da ata da assembleia. A escolha em assembleia é solenidade essencial, e a sua preterição contamina o ato de nulidade. A remuneração independe de contrato para ser válida e documentada; os poderes de representação não migram para o Conselho ou para o subsíndico sem autorização expressa; e o Conselho Fiscal opina sobre as contas, sem aprová-las por conta própria.
No fim, a boa técnica é também a mais simples. Em vez de buscar segurança em um contrato que a lei não pede e que apenas fragiliza o ato, basta o que o sistema condominial já oferece: uma assembleia regularmente convocada, uma escolha registrada em ata e, quando o caso for de sindicatura profissional, a devida habilitação perante o Conselho de Administração.